知っているとちょっと便利なExcelの小技

小技

Excelのちょっとした小技。知っているとちょっとだけ便利。

一つ前の動作を行う

[F4] Key

MS Office全般で使える技だけど結構知らない人が多い。例えば、同じ罫線を複数引くとき、[書式だけコピー]とかを使っている人がいると思うのだが、それだと背景色も変わってしまうため罫線を引いた後にまた背景色を変えなければならない。だが、罫線を引く動作を繰り返してやれば背景色は変わらないため、繰り返し動作のほうが効率がいい。

Cellの枠線を消す
  1. [ツール]→[オプション]を選択
  2. [表示]タブの[枠線]のチェックを外す

Cellの枠線を消すために背景色を白にしている人をたまに見かける。それだと余計な情報を覚えさせてしまうし、別のExcelからCellをコピーしてきたときなど、また背景色の設定をしなければならない。しかし、このやり方だと枠線そのものの表示を消しているため、他のExcelからデータをコピーしてきた場合も枠線は消える。

手軽にExcel起動時のデフォルトのシートプロパティを変更する
  1. [ツール]→[オプション]を選択
  2. [全般]タブの値を変更する

この方法ではなく、Excelのテンプレートファイルを変更する方法もあるのだが、それは少々手順が複雑なので簡単に出来るものだけを記載しておく。[全般]タブの設定変更では以下のものが変更できる。

  • シート数
  • フォント

僕は、よく最初のシート以外なにも記載していないのに、シートが3枚あるExcelを渡される。Excelのデフォルトのシート数が3枚だから削除せずに送ってくるのだろうが、データ量が増えるし他のシートにも何か記述がしてあると思い見てしまうため、ちょっとだけ効率が悪い。こういった事態を防ぐために、僕は常にデフォルトのシート数を1枚にしている。

図としてコピーする
  1. [shift] Key + [編集]→[図のコピー]を選択
  2. [画面にあわせる]、[ピクチャ]を選択して[OK]

Excelで図を書いた場合など便利。この図のコピーをすると、Excelの見た目をそのままキャプチャすることが出来る。Excelで作成した図をWordに貼り付けたりする場合、単純にコピペすると見た目が変わってしまうが、この方法を使用すれば見た目が全く変わらずに図をコピーすることが出来る。また、図であるため後から編集されることが無い。

オブジェクトとして貼り付ける
  1. Excelでコピーしたい領域を選択してコピー
  2. Wordなど他のMS Officeで[形式を選択してコピー]を選択
  3. [Excel形式]というのがあるのでそれを選択して[OK]

他のOffice製品にデータを持っていく場合に便利。「図としてコピーする」との違いは、後から編集することが出来るということ。オブジェクトとして貼り付けているため、他のOffice製品上でダブルクリックすれば後からデータを編集することが出来る。

まとめ

ざっと思いつくものを書いてみたけど、結構な人が知らなさそうで知っているとちょっと便利な技というとこんなものかと思う。アプリは動かし方を知っているのと知らないのでは作業効率が全然違うため、作業効率を上げる意味でちょっとした出来ることを学んでいくというのもいいんじゃないかと思う。

もし、これ以外にも「こんなのもあるよ」というのがあれば教えてください。